PGB aanvragen mantelzorg: uw stap-voor-stap gids

Wanneer u intensief voor een naaste zorgt, kan een persoonsgebonden budget (PGB) een wereld van verschil maken. Het is een geldbedrag waarmee u zelf de touwtjes in handen houdt. In plaats van standaardzorg 'in natura' te ontvangen, huurt u zelf zorgverleners in die écht bij uw situatie passen. Zo bepaalt u zelf wie de zorg levert, wanneer dat gebeurt en op welke manier.

Zelf uw zorg regelen met een PGB

Als de mantelzorg te zwaar dreigt te worden, kunt u met een PGB heel gericht extra hulp inkopen. Dat is cruciaal om overbelasting te voorkomen en de zelfredzaamheid van degene die zorg krijgt te ondersteunen.

U bent niet meer afhankelijk van het aanbod van één zorgorganisatie, maar bouwt uw eigen team van zorgverleners. Dat kan een mix zijn van professionals en bekenden, zoals familie of vrienden. Wilt u daar meer over weten? Lees dan ons verdiepende artikel over de rol van een informele zorgverlener binnen een pgb.

Het is wel een uitdaging om dit netwerk goed te beheren. Overzicht houden en de zorg slim coördineren is essentieel om die regie ook daadwerkelijk te behouden.

De vier zorgwetten voor een PGB

Een PGB vraagt u aan via een van de vier zorgwetten. Welke wet voor u van toepassing is, hangt af van de zorg die nodig is. Het kan wat ingewikkeld lijken, dus hieronder zetten we de verschillen op een rij.

In de tabel hieronder ziet u een handig overzicht van de vier wetten, waar u de aanvraag indient en een praktisch voorbeeld.

Zorgwet	Type zorg	Aanvragen bij	Voorbeeld situatie
Wet langdurige zorg (Wlz)	Permanente, intensieve zorg en toezicht	Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ)	Iemand met vergevorderde dementie die 24/7 zorg nodig heeft.
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)	Ondersteuning thuis (hulp, begeleiding, dagbesteding)	Gemeente	Huishoudelijke hulp of begeleiding bij het structureren van de dag.
Zorgverzekeringswet (Zvw)	Persoonlijke verzorging en verpleging	Zorgverzekeraar	Hulp bij het douchen, aankleden of het toedienen van medicatie.
Jeugdwet	Alle zorg en hulp voor kinderen tot 18 jaar	Gemeente	Begeleiding voor een kind met een ontwikkelingsstoornis.

U ziet dus dat de weg naar een PGB afhangt van de specifieke zorgvraag. De Wlz is er voor de zwaarste, meest langdurige zorg, terwijl u voor andere vormen van ondersteuning bij uw gemeente of zorgverzekeraar moet zijn.

De keuze voor een PGB wordt steeds populairder, zeker in de langdurige zorg. De cijfers liegen er niet om: het aantal PGB-gebruikers in de Wlz is gestegen van 33.000 in 2015 naar 62.000 in 2023. Dit laat zien dat steeds meer mensen de voorkeur geven aan persoonlijke regie.

Een PGB is meer dan alleen een budget. Het is een instrument om de zorg volledig af te stemmen op persoonlijke wensen, waardoor u de controle over uw eigen leven terugkrijgt.

Een goede eerste stap is om uw sociale en professionele netwerk in kaart te brengen. Een slimme tool zoals de SocialScan van Registor helpt u dit netwerk visueel te maken. Dit geeft niet alleen uzelf duidelijkheid, maar het versterkt ook uw PGB-aanvraag. U laat namelijk zien hoe formele en informele zorg elkaar perfect kunnen aanvullen. Zo creëert u een stevige basis om de hulp te organiseren en het overzicht te bewaren.

Zo bereidt u een ijzersterke PGB-aanvraag voor

Een PGB-aanvraag die slaagt? Die begint niet bij het invullen van een formulier, maar bij een ijzersterke voorbereiding. Het is uw kans om te laten zien waarom u de zorg zelf wilt en kunt regelen. Het draait allemaal om het vertellen van een helder, persoonlijk verhaal.

De kern van dat verhaal is uw zorgplan. Dit is meer dan een lijstje met taken. Hierin legt u uit welke zorg precies nodig is, maar vooral waarom een PGB de enige juiste oplossing is om de regie te houden. Wees concreet. Beschrijf de dagelijkse routines, de hulp die u nu al krijgt en waar de knelpunten precies zitten. Een goed plan toont aan dat u hier écht over heeft nagedacht.

Uw zorgnetwerk is uw fundament

Wat vaak wordt onderschat, maar cruciaal is voor uw aanvraag: breng uw huidige zorgnetwerk in kaart. Wie helpt er nu al en op welke manier? Een beoordelaar wil zien dat u niet zomaar om hulp vraagt, maar dat u de bestaande ondersteuning al goed benut en organiseert.

Door het netwerk van mantelzorgers, buren en professionals visueel te maken, laat u precies zien waar de grenzen van de huidige hulp liggen. Een tool als de SocialScan van Registor is speciaal ontworpen om dit mantelzorg netwerk inzicht te creëren. Het helpt u om exact aan te geven welke taken door wie worden gedaan en waar de gaten vallen die u met het PGB wilt opvullen. Zo onderbouwt u krachtig waarom extra ondersteuning onmisbaar is.

Wilt u meer weten over de financiële kant van mantelzorg? Lees dan ook ons artikel over een vergoeding aanvragen voor mantelzorg.

De juiste papieren en een realistisch budget

Naast een goed verhaal heeft u natuurlijk ook de juiste documenten nodig. Zorg dat u deze op tijd verzamelt, dat scheelt een hoop stress.

• Medische verklaringen: Vraag op tijd documenten aan bij een arts of specialist die de diagnose en zorgbehoefte bevestigen.

• Identiteitsbewijs: Zorg voor een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de persoon die de zorg ontvangt.

• Huidige zorgovereenkomsten: Heeft u al professionele zorg? Voeg die overeenkomsten dan toe.

Het opstellen van een budget is voor velen een struikelblok. Wees hierin realistisch en gedetailleerd. Reken uit hoeveel uren zorg er per week nodig zijn en welk tarief u de zorgverleners wilt betalen. Een slimme tip: denk ook aan een potje voor vervanging bij ziekte of vakantie.

Een goed onderbouwd budget laat zien dat u PGB-vaardig bent. Het toont aan dat u de financiële verantwoordelijkheid kunt dragen en de administratie kunt voeren die bij een PGB hoort.

Check ook goed of uw budget past binnen de tarieven die de verstrekker (gemeente, zorgkantoor of zorgverzekeraar) hanteert. Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, legt u een ijzersterk fundament voor uw PGB-aanvraag en vergroot u de kans op succes aanzienlijk.

Zo loodst u de PGB-aanvraag erdoorheen

De voorbereiding is achter de rug, nu begint het echte werk: de aanvraag. Dit kan best een drempel zijn, maar met de juiste aanpak houdt u de touwtjes in handen. Het eerste wat u moet uitzoeken is bij welk loket u moet zijn. Is dat de gemeente, het zorgkantoor of uw zorgverzekeraar? Dat hangt helemaal af van de zorg die nodig is.

Als dat duidelijk is, volgt er een uitnodiging voor een indicatiegesprek. In de wandelgangen wordt dit vaak het 'keukentafelgesprek' genoemd. Dit is uw moment om uw zorgplan en budgetvoorstel toe te lichten. Een goede voorbereiding is hier echt het halve werk.

Het keukentafelgesprek: uw podium

Tijdens dit gesprek zit u tegenover een consulent of wijkverpleegkundige die precies wil weten hoe de zorgsituatie in elkaar steekt. Ze willen een compleet beeld krijgen om te beoordelen of een PGB de beste oplossing is voor u.

Bereid u voor op vragen als:

• Waarom past de standaard ‘zorg in natura’ niet bij uw situatie?

• Hoe gaat u de kwaliteit van de ingekochte zorg bewaken?

• Op welke manier gaat u de administratie bijhouden?

Zorg dat u hierop heldere en concrete antwoorden heeft. Gebruik voorbeelden uit de praktijk om uw verhaal kracht bij te zetten. Het gaat er niet alleen om dat u een probleem schetst, maar vooral dat u laat zien dat u een duidelijke visie heeft op hoe de zorg georganiseerd moet worden.

"De sleutel tot een succesvol gesprek is zelfverzekerdheid. U bent de expert van uw eigen situatie. Laat zien dat u de regie heeft en precies weet welke ondersteuning nodig is om de zelfredzaamheid te vergroten."

De papieren rompslomp en formulieren

Na het gesprek belandt u vaak in de administratieve fase. U krijgt de aanvraagformulieren toegestuurd waarin u de afspraken en uw zorgplan officieel vastlegt. Wees hier heel precies. Een slordig of onvolledig ingevuld formulier kan voor flinke vertraging zorgen.

Het is goed om even stil te staan bij de enorme rol die mantelzorgers spelen. In Nederland zijn er zo'n 1,9 miljoen mensen die mantelzorg verlenen, gemiddeld zo'n 13 uur per week. Dat laat wel zien hoe onmisbaar deze zorg is en waarom een PGB zo’n belangrijk instrument kan zijn om het vol te houden.

De beoordeling en wat als het antwoord 'nee' is?

Nadat u alles heeft ingediend, begint het wachten op de beoordeling. De instantie beslist of u een PGB krijgt en hoe hoog het budget wordt. Weet dat u rechten heeft. Bent u benieuwd welke dat zijn? Lees dan ons uitgebreide artikel over waar u als mantelzorger recht op heeft.

Krijgt u een afwijzing, of valt het budget veel te laag uit? Dan kunt u bezwaar maken. Zorg dat uw bezwaarschrift ijzersterk is onderbouwd, bijvoorbeeld met extra medische verklaringen of een nog gedetailleerdere toelichting op uw zorgplan. Het is uw recht om op te komen voor de zorg die nodig is.

Voorkom deze veelgemaakte fouten bij uw PGB-aanvraag

Een PGB aanvragen voelt soms als een parcours met hindernissen. Zelfs als u alles tot in de puntjes heeft voorbereid, liggen er valkuilen op de loer. Door de meest voorkomende fouten te herkennen, kunt u ze slim omzeilen en uw aanvraag een stuk sterker maken.

Een klassieke fout is een vaag of onvolledig zorgplan. Een simpele opsomming van zorgtaken is echt niet genoeg. U moet de beoordelaar meenemen in uw verhaal: waarom maakt u deze keuzes en waarom is de standaard ‘zorg in natura’ geen passende oplossing? Dit is uw kans om te laten zien dat u de regie wilt en kunt houden.

Wilt u op de hoogte blijven van praktische tips en slimme oplossingen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

De 'waarom'-vraag niet goed beantwoorden

Het is cruciaal dat u ijzersterk kunt uitleggen waarom u zelf de zorg wilt organiseren. Een PGB krijgt u niet zomaar. De beoordelaar moet overtuigd raken dat de standaardoplossingen niet aansluiten bij uw unieke situatie.

Veel aanvragen struikelen precies op dit punt. Dat voorkomt u door met concrete, persoonlijke voorbeelden te komen:

• Flexibiliteit nodig? Misschien is er zorg nodig op wisselende en onvoorspelbare tijden. Iets waar een reguliere zorgaanbieder vaak geen antwoord op heeft.

• Specialistische kennis vereist? Het kan zijn dat de zorgvrager een zeldzame aandoening heeft. Dan zijn zorgverleners die u zelf heeft uitgezocht met specifieke kennis onmisbaar.

• De persoonlijke klik. De relatie met een zorgverlener is enorm belangrijk voor het welzijn. Met een PGB kiest u zelf iemand die écht bij u past.

Een sterke onderbouwing is geen klacht over de bestaande zorg, maar een positief pleidooi voor maatwerk. Het laat zien dat u proactief nadenkt over de beste zorgoplossing om zelfredzaamheid te stimuleren.

De administratieve rompslomp onderschatten

Nog zo’n valkuil: denken dat de administratie wel meevalt. Als PGB-houder bent u zelf verantwoordelijk voor het maken van zorgovereenkomsten, het bijhouden van uren en het correct indienen van declaraties. Dat is best een klus.

Het is dus belangrijk dat u laat zien dat u ‘PGB-vaardig’ bent en de administratieve kant aankan. Een goede voorbereiding is hier het halve werk. Zorg dat u precies weet welke verplichtingen erbij komen kijken en bedenk alvast hoe u dit gaat aanpakken.

Een slimme zet is om uw mantelzorg netwerk inzicht te gebruiken. Tools zoals de SocialScan van Registor helpen u niet alleen bij uw aanvraag, maar ook bij het daadwerkelijke hulp organiseren. Als u uw netwerk goed in kaart heeft, ziet u misschien al snel iemand die u kan helpen met de administratie. Daarmee toont u aan dat u op alle aspecten van het PGB-beheer bent voorbereid, wat de kans op een succesvolle pgb aanvragen mantelzorg procedure flink vergroot.

PGB binnen? Zo houdt u de regie in handen

De toekenning van uw PGB is een enorme mijlpaal, maar eerlijk is eerlijk: het is pas het begin. Nu begint het echte werk: het beheer. Dit is de fase waarin u de regie daadwerkelijk in praktijk brengt, en dat brengt natuurlijk de nodige administratie met zich mee.

Een van de belangrijkste taken is het nauwkeurig bijhouden en doorgeven van de gewerkte uren van uw zorgverleners. Die declaraties gaan via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Zorg dat dit klopt, want zo weet u zeker dat uw zorgverleners op tijd betaald krijgen en u binnen uw budget blijft.

Dat budget is heilig. Houd uw uitgaven scherp in de gaten en check regelmatig of de zorg nog wel past bij wat u heeft afgesproken in het zorgplan. Zo kunt u tijdig bijsturen als het nodig is en houdt u de kwaliteit hoog.

Vooruitkijken: slimme tools worden onmisbaar

De druk op de mantelzorg is nu al hoog, en die neemt de komende jaren alleen maar toe. De harde cijfers liegen er niet om: het aantal mensen met dementie stijgt naar verwachting van 293.000 nu naar 465.000 in 2040. Tegelijkertijd daalt het aantal beschikbare mantelzorgers per persoon met dementie van 2,6 naar 1,7. Meer over deze zorgwekkende trend leest u in dit artikel over dementie en mantelzorg.

Deze cijfers schreeuwen om slimme, toekomstbestendige oplossingen. Digitale innovatie is hierin geen luxe meer, maar pure noodzaak. Een tool als de SocialScan van Registor is precies voor deze uitdaging ontworpen. Het helpt u niet alleen als budgethouder om inzicht in uw mantelzorgnetwerk te krijgen en houden, maar opent ook deuren naar betere samenwerking.

Sterker nog, door een ECD koppeling kan de SocialScan voor zorgprofessionals een compleet beeld geven van het hele netwerk rondom een cliënt. Dit is dé manier om de samenwerking tussen formele en informele zorg eindelijk goed op elkaar af te stemmen.

De rol van AI in de zorg van morgen

Als we nog verder vooruitkijken, zien we dat AI in de zorg een steeds grotere rol gaat spelen. Denk aan slimme systemen die uw administratieve rompslomp uit handen nemen. Zo bent u als PGB-houder minder tijd kwijt aan papierwerk en houdt u meer tijd over voor wat écht telt: de zorg voor uw naaste.

AI kan straks ook helpen bij het coördineren van de zorg, door patronen te herkennen en suggesties te doen voor een slimmere inzet van uw netwerk. Dit soort toekomstbestendige zorgtools zijn essentieel om de regie te behouden in een veranderend zorglandschap en de zelfredzaamheid écht te versterken.

Vragen die we vaak horen over PGB en mantelzorg

Het aanvragen van een persoonsgebonden budget (PGB) voor mantelzorg is voor veel mensen nieuw terrein. Logisch dat er dan vragen opkomen. We hebben de meest gestelde vragen voor u op een rij gezet, zodat u precies weet waar u aan toe bent.

Kan ik als mantelzorger betaald worden uit een PGB?

Ja, dat kan absoluut. Een PGB is er juist om zelf te bepalen wie u inhuurt, en dat mag dus ook een familielid of vriend zijn. Om dit officieel te maken, sluit u een zorgovereenkomst af met degene die de zorg krijgt.

Let wel op, er zijn spelregels. Vooral het uurtarief is aan banden gelegd. Voor informele zorg – zoals mantelzorg – is dit tarief vaak gemaximeerd en ligt het een stuk lager dan wat een professionele zorgverlener vraagt. Check dit dus altijd even goed bij de instantie die het PGB verstrekt (de gemeente, het zorgkantoor of de zorgverzekeraar).

Wat is nu eigenlijk het grote verschil met zorg in natura?

Het draait allemaal om één woord: regie. Bij zorg in natura (ZIN) krijgt u een lijstje met zorgaanbieders die een contract hebben met bijvoorbeeld de gemeente. U kiest uit dat aanbod, maar u bent dus beperkt in uw keuze.

Met een PGB bent u de baas. U krijgt een budget in handen en beslist zélf wie u inhuurt, wanneer diegene langskomt en hoe de zorg er precies uitziet. U heeft de volledige vrijheid om de ondersteuning perfect af te stemmen op wat u of uw naaste nodig heeft.

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een PGB-aanvraag rond is?

Dat is een lastige vraag, want de doorlooptijd verschilt nogal. Het hangt er helemaal vanaf waar u de aanvraag doet:

• Via de gemeente (Wmo) of zorgverzekeraar (Zvw): Reken op een paar weken tot soms wel twee maanden.

• Via het zorgkantoor (Wlz): Dit traject, dat via het CIZ loopt, is een stuk uitgebreider en kan echt een paar maanden duren.

De beste tip die we u kunnen geven: zorg voor een ijzersterke voorbereiding. Hoe duidelijker uw zorgplan en budgetplan zijn, hoe sneller de molen draait.

Wat als de zorgsituatie verandert?

Veranderingen horen bij het leven. Zodra de zorgbehoefte toeneemt, afneemt of op een andere manier wijzigt, is het cruciaal dat u dit meteen meldt bij de PGB-verstrekker.

Zij zullen dan waarschijnlijk een herindicatie starten. Dat klinkt ingewikkeld, maar het betekent gewoon dat er een nieuw gesprek komt om de situatie te beoordelen. Op basis daarvan wordt gekeken of het budget aangepast moet worden. Wacht hier niet mee, want u wilt natuurlijk dat de zorg altijd passend blijft.

Wilt u op de hoogte blijven van slimme oplossingen voor zorg en regie? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.